MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Menangani Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga

Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

 Menangani Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.

Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali

MERENCANAKAN DAN MELAKUKAN PERTEMUAN RAPAT

MERENCANAKAN DAN MELAKUKAN PERTEMUAN

Jenis-Jenis Rapat  

1.         Berdasarkan Tujuan

-Rapat penjelasan (teaching conference)

-Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)

-Rapat perundingan (negotiation conference)

2.         Berdasarkan Sifatnya

-Rapat Formal

-Rapat Informal

-Rapat Terbuka

-Rapat Tertutup

3.         Berdasarkan Frekuensinya

-Rapat Rutin

-Rapat Insidental

4.         Berdasarkan Jangka Waktu

-Rapat Mingguan

-Rapat Bulanan

-Rapat Semesteran

-Rapat Tahunan

Persyaratan Rapat

1.      Suasana terbuka

2.      Tiap peserta berpartisipasi aktif

3.      Ada bimbingan dan pengawasan

4.      Menghindari perdebatan

5.      Pertanyaan-pertanyaan yang dikemukakan hendaknya singkat dan jelas

6.      Menghindari terjadinya monopoli

7.      Ada kesimpulan/keputusan

Persiapan Rapat

1.      Undangan Rapat

2.      Ruangan Rapat

3.      Persiapan Akomodasi

4.      Persiapan Materi/Bahan Rapat

5.      Konsumsi (snack dan minuman)

6.      Kesehatan

Agenda Rapat

           Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibahas/dibicarakan  dalam rapat.  Kegiatan mendaftar materi pokok atau pokok permasalahan disebut dengan mengagendakan.

Prosedur Pertemuan

    Prosedur rapat dapat diartikan langkah langkah atau urutan pelaksanaan rapat.

1.      Pembukaan

2.      Pembagian Tugas

3.      Diskusi atau Rapat Kelompok

4.      Rapat Pleno

5.      Perumusan

6.      Penyelesaian Hasil Rapat

Etika Pertemuan

    Teknik Membuka Rapat:

1.                   Mengucapkan salam

2.                   Menyampaikan selamat datang  dan ucapan terimakasih kepada peserta rapat atas kedatanganya

3.                   Mengemukakan tujuan di adakanya pertemuan/ rapat

4.                   Membacakan tata tetib rapat

5.                   Membaca agenda rapat (Materi yang akan di bahas ) atau acara rapat

Teknik Menutup Rapat:

Beberapa pedoman yang bisa di lakukan dalam mengakhiri rapat antara lain:

1.                   Kalau masalah sudah di bicarakan semua segeralah akhiri rapat

2.                   Rapat hendaknya berlangsung sebentar

3.                   Hal ini berarti dalam menentukan waktu harus benar-benar di perhatikan

4.                   Apabila rapat telah selesai, maka hendaknya dengan cepat meninggalkan ruangan dan kembali ke tempat kerja

5.                   Apabila rapat telah berakhir hendaknya notulis siap membacakan hasil-hasil keputusan

6.                   Setelah beberapa hari rapat selesai hendaknya ada laporan hasil-hasil kelanjutan

Pembicaraan yang baik akan ditutup tepat waktu sesuai yang disediakan.  Hal–hal yang dapat dikemukakan dalam menutup pembicaraan rapat adalah sebagai berikut:

a. Membacakan hasil keputusan rapat

b. Mendistribusikan hasil rapat jika berwujud naskah

c. Menyampaikan permintaan maaf jika perlu

d. Mengucapkan terimakasih dan mempersilakan kepada peserta rapat untuk kembali ke tempat kerja

Teknik Memimpin Rapat

Tata cara/teknik dalam memimpin rapat sangat erat hubungannya dengan tipe pemimpin rapat, antara orang yang satu dengan yang lain bisa berbeda cara memimpinnya.  Ada beberapa Tipe pemimpin rapat  yaitu:

1.  Tipe otoriter

Pemimpin rapat yang memiliki tipe otoriter cenderung mempunyai sifat ingin menang sendiri  dan lebih menggunakan kekerasan dan paksaan, suatu rapat yang dipimpin oleh pemimpin rapat yang otoriter  dalam komunikasi terjadi komunikasi yang searah/sepihak, gagasan, pendapat dari peserta rapat tidak di pehatikan sehingga peserta rapat menjadi pasif dan hanya sebagai pendengar saja.

2. Tipe laissez faire

Pemimpin rapat yang mempunyai tipe ini merupakan kebalikan dari tipe otoriter, pada tipe ini pemimpin rapat memberi kebebasan kepada peserta untuk mengambil keputusan

3.  Tipe demokratis

Tipe pemimpin rapat yang bersifat demokratis bersifat terbuka, banyak memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk memberikan pendapat, saran, usulan sehingga terjalin komunikasi dua arah.  Pemimpin rapat yang demokratis walaupun memberi kesempatan kepada peserta rapat untuk berpendapat maupun memberikan  saran tetapi tipe pemimpin rapat ini tetap memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga keputusan yang di ambil dari rapat merupakan hasil musyawarah semua peserta rapat.

Pengendalian rapat

1. Pengendalian secara bebas terbatas

Pengendalian rapat secara bebas tebatas adalah mengendalikan rapat dengan cara membiarkan peserta rapat salingn berbicara, saling mendebat dan mengadu argumentasi pembicaran belangsung tanpa harus melalui pemimpin rapat pemimpin rapat hanya mengawasi dan memperhatikan untuk mengambi; intisari dari masing –masing kegiatan, setelah di pandang cukup pemimpin rapat menghentikan pembicaraan dan kemudian menarik kesimpulan sebagai hasil keputusan rapar, kelemahan pada pengendalian ini adalah apabila terdapat sekelompok orang yang mendominasi rapat maka anggota rapat yang lain menjadi pasif.

2.  Pengendalian secara ketat

Pengendalian secara ketat adalah mengendalikan rapat dengan cara membatasi pembicaraan, para anggota rapat hanya boleh berbicara atau mengajukan pendapat apabila di izinkan oleh pemimpin rapat, penggunaan pengendalian ini akan menyebabkan jalanya rapat menjadi kaku dan tegang sehingga peserta rapat dalam menyampaikan pendapat kurang optimal

3.  Pengendalian secara kombinasi antara bebas tebatas dan

     ketat

Pengendalian ini merupakan kombinasi antara pengendalian bebas tebatas dan pengendalian ketat.  Selama rapat dapat berjalan dengan tertib maka pemimpin rapat dapat melakukan pengendalian bebas terbatas, tetapi jika rapat mulai tidak tertib maka pemimpin rapt dapat menggunakan pengendalian secara ketat sampai rapat dapat kembali berjalan dengan tetib dan lancar

Teknik Mengajukan Pendapat

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengemukakan pendapat adalah:

1.       Sebelum menyampaikan pendapat sebaiknya minta izin dahulu, biasanya dengan mengacungkan tangan 

2.       Mengucapkan terimakasih atas kesempatan yang telah diberikan

3.       Mengemukakan pendapat dengan bahasa yang jelas, sistematis dan mudah dimengerti oleh pendengar

4.       Tidak sakit hati apabila pendapat tidak diterima oleh peserta lain atau mendapat sanggahan

5.       Dalam menyampaikan pendapat tidak dengan emosi, jadi tetap bersikap ramah dan santun

6.       Tidak memotong pendapat/pembicaraan peserta lain

Teknik Bertanya

1. Pertanyaan langsung ( direct question ) 

Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.

2. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question)

Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.

3. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.

4. Pertanyaan  dilemparkan ( Relay question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.

Tata Tertib Rapat

Ø  Tepat waktu dalam memulai rapat.

Ø  Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta   rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.

Ø  Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

Ø  Adanya partisipasi dari peserta rapat.

Ø  Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.

Ø  Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

Ø  Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.

Ø  Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.

Ø  Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.

Ø  Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.

Catatan Rapat

1.  Notula

Notula adalah catatan garis besar isi pembicaraan dan jalanya suatu rapat atau pertemuan formal lainya. Dalam bertugas sebagai notulis hendaknya yang di catat adalah hal hal yang penting saja terutama adalah keputusan yang di ambil Notula merupakan sumber informasi atau dokumen otentik.  Oleh karena itu notula harus di susun secara objektif, teliti, tepat dan jelas.

Kegunaan Notula adalah sebagai berikut:

§  Dokumen otentik

§  Pedoman untuk melakukan suatu tindakan dalam suatu kantor

§  Alat untuk menyebarluaskan semua informasi yang ad

§  Bahan perimbangan dalam pembicaraan rapat selanjutnya

§  Petunjuk untuk melakukan kegiatan berikutnya

§  Alat-alat untuk mengingatkan kembali hal–hal yang telah di laksanankan dan yang telah di putuskan

2.  Risalah Rapat  

          Setelah membuat notula, seorang sekretaris biasanya juga membuat risalah, Risalah berisi tentang catatan singkat mengenai hasil rapat, risalah merupakan catatan yang lebih singkat dari notula rapat. Isi Risalah merupakan hasil keputusan dari sebuah rapat kemudian ditutup dengan nama notulis dan pemimpin rapat.

Macam-Macam Mesin Pengganda Dokumen

a.  Mesin Stensil Manual

b.  Mesin Fotokopi

c.  Dll

Pengiriman Hasil Pertemuan

Hasil pertemuan atau notulen setelah digandakan kemudian dikirimkan kepada yang berhak untuk mengetahuinya.  Pengiriman atau pendistribusian dapat melalui faksimile, e-mail, pos, kurir (langsung) dengan menggunakan buku ekspedisi.

PENGERTIAN KAS

 

  Pengertian Kas

Kata kas atau cash memiliki berbagai pengertian, antara lain:

1.      Kas berarti tempat menyimpan uang

2.      Kas berarti uang (uang tunai)

3.      Kas berarti tempat membayar dan menerima uang

4.      Dalam kamus Istilah Akuntansi  dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan)

Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.

Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date (periodik). Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.

Transaksi (penerimaan dan pengeluaran) bendahara dapat melalui kas atau melalui bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/ giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di bank (saldo bank).

2       Pengertian Kas Kecil

Seperti yang telah diutarakan diatas, baik penerimaan maupun pengeluaran dapat dilakukan melalui bank/ giro pos dan melalui kas (tunai). Namun demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman bila dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut kas kecil atau (petty cash). Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya.

     Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut dibuatlah kas kecil untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pada waktu pengeluaran kas untuk pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan cek, sedangkan pembayaran jumlah-jumlah kecil dapat dibayar dengan uang tunai.

     Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara periodik.

3       Peralatan yang Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil

     Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain:

1.      Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil

      2.      Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil

3.      Jurnal pengeluaran kas     

4.      Buku jurnal kas kecil

5.      Buku laporan penggunaan dana kas kecil

6.      Bukti pengeluaran kas kecil

7.      Alat tulis dan alat hitung.
4       Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

     Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut.

a.    Pembentukan Dana Kas Kecil

     Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan surat keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar (lembar 1 dan lembar 3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil.

                        Contoh: Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp 100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini adalah,

                        Maret 1            Kas Kecil        .................       Rp 100.000,00

                                                            Kas      .............................       Rp 100.000,00

                                                (Untuk mencatat pembentukan kas kecil)

b.    Pembayaran Melalui Kas Kecil

     Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil” atau Voucher Kas Kecil.

     Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp 100.000,00). Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali.

c.    Pengisian kembali kas kecil

     Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen). Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti  keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh  perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.

                        Contoh: Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut:

Maret 15          Biaya Pos        .....................................           Rp 44.000,00

                        Biaya Angkut Pembelian        .............           Rp 18.000,00

                        Perlengkapan Kantor  .........................           Rp 20.000,00

                        Macam-macam Biaya  .........................           Rp   5.000,00

                                    Kas      .....................................................................   Rp 87.000,00

                      (Untuk mengisi kembali dana kas kecil)

     Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil.

     Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp 13.000,00 (Rp 100.000,00 – Rp 87.000,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp 12.000,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp 88.000,00 agar dana kembali menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan Kas).

     Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet. Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp 14.000,00 maka pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp 86.000,00. Dalam hal demikian, rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas  dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya lain-lain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai pendapatan lain-lain.

     Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi sejak pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.

     Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian intern karena:

1.      Akuntan intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.

2.      Bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda “Telah Dibayar”.