MENGATUR
JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
A. Pendahuluan
Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam
tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan
demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk
melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan
seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan
tugas-tugasnya, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.
Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan pengaturan jadwal kerja pimpinan. Agar pekerjaan pimpinan berjalan dengan lancar maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada pekerjaan pimpinan, sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan pimpinan. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan meliputi:
1. Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu
2. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan
3. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan
Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan pengaturan jadwal kerja pimpinan. Agar pekerjaan pimpinan berjalan dengan lancar maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada pekerjaan pimpinan, sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan pimpinan. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan meliputi:
1. Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu
2. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan
3. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan
B. Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu
Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi
pemerintahan tentunya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat.
Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi
sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga administrasi sendiri
yang mengurusi segala keperluan pimpinan tersebut. Tenaga administrasi ini
sering disebut dengan Sekertaris pimpinan.
Hal yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi lain.
Kesalahan dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu acara.
Untuk menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu dapat dihindari.
Hal yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi lain.
Kesalahan dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu acara.
Untuk menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu dapat dihindari.
C. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan
Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan
kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum pelaksanaan acara harus mengirimkan surat
permohonan yang isinya berupa :
1. Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan.
2. Waktu dan tempat kegiatan.
3. Kedudukan pimpinan dlam acara tersebut.
Surat yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah mengundang.
Seorang sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri sebuah acara.
1. Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan.
2. Waktu dan tempat kegiatan.
3. Kedudukan pimpinan dlam acara tersebut.
Surat yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah mengundang.
Seorang sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri sebuah acara.
D. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan
Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi
semua kegiatan pengadministrasian kedinasan yang terdiri atas :
1. Pembuatan konsep
surat dinas
2. Pembuatan surat
3. Pengiriman surat
4. Pemeriksaan surat yang
akan ditandatangani pimpinan.
5. Pemeriksaan surat
masuk
6. Pengarsipan surat
keluar dan masuk
7. Pengaturan jadwal
kegiatan pimpinan.
Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan
adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas
kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor.
Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal yaitu :
1. Berdasarkan urutan
surat masuk.
2. Berdasarkan tingkat
kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi).
Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib
dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya
harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang
pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki
kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan, lebih
mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu, akan tetapi
sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun
waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan
selama satu bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit
mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain.
Untuk lebih memperjelas
penggunaan waktu kegiatan, berikut ini diberikan uraian tentang hal tersebut :
1. Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk
Pembuatan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat yang masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.
1. Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk
Pembuatan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat yang masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.
Contoh
JADWAL KEGIATAN KEPALA KANWIL DIKNAS
JAWA BARAT
No
|
Tanggal
|
Jenis Kegiatan
|
Tempat
|
1
|
1 November 2000
|
Peresmian Gedung SLTP
|
Garut
|
2
|
3 November 2000
|
Pembukaan Penataran
|
Bandung
|
3
|
6 November 2000
|
Seminar sehari
|
Puncak
|
4
|
Dan seterusnya
|
Jika pada papan kegiatan telah tercantum jadwal
kegiatan seperti diatas, kemudian masuk surat lain pada tanggal 7 November 2000
yang isinya tentang satu kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka upaya yang
dilakukan dapat beberapa alternative yaitu :
Pertama : dapat membatalkan acara pembukaan penataran
dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.
Kedua : Kepala Kanwil tetap menghadiri pembukaan
penataran, sementara rapat dinas dengan Pemda diwakilkan kepada pejabat lain
yang dinilai mampu untuk menggantikan Kepala Kanwil.
2. Pembuatan jadwal
kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan
Pada pembuatan jadwal kegiatan pimpinan dengan system
tingkat kepentingan, jadwal tersusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat
permohonan (contoh jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala
akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi
permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan
ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.
E. Penutup
Seorang
pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan memiliki kegiatan
yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin
dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan memerlukan
seorang sekertaris untuk membantu pekerjaannya.
Salah
satu tugas sekertaris yaitu mengatur jadwal kegiatan pimpinan. Sekertaris harus
cermat dan teliti dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan, agar tidak terjadi
tumbukan jadwal dan kesalahan dalam pencatatan jadwal kegiatan pimpinan.
Jadwal
kegiatan tersusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan. Dalam
pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali.
Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya
penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan
kepada pejabat lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar