SISTEM KEARSIPAN
A. PENGERTIAN ARSIPArsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:
1. Penciptaan arsip/warkat
2. Pemiliha arsip/warkat
3. Pengendalian arsip/warkat
4. Penyimpanan arsip/warkat
5. Perawatan arsip/warkat
6. Pemusnahan arsip/warkat
B. JENIS ARSIP DAN RECORD
Macam-macam Arsip adalah:
1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :
a. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder
Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan salinan
Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi salinan, atau mikro filmnya.
3. Arsip Sentral dan Arsip Unit
Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.
Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.
4. Makro dan mikro arsip
Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat yang luas dan terpusat
Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit.
5. Arsip statis dan arsip dinamis
6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.
Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah
Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.
Macam-macam record
1. Menurut subjek atau isi
- Financial record
- Inventori record
- Personal record
- Sales record
- Production record
- Surat
- Naskah perjanjian
- Akta pendirian perusahaan
- Notulen rapat
- Laporan-laporan
- Kuitansi dll
- Record yang mempunyai guna informatif
- Record yang mempunyai guna yuridis
- Record yang mempunyai guna ilmiah
- Record yang mempunyai guna historis
- Record non esensual
- Record yang diperlukan
- Record yang penting
- Record vital
Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi :
1. Fungsi dinamis
2. Fungsi statis
Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :
1. Sebagai alat penyimpanan warkat
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan
3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil.
4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:
1. Arsip aktif
2. Arsip semi aktif
3. Arsip in aktif
Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.
Kegunaan Arsip
a. Menurut Milton Reilzfeld yaitu :
1. Values for administrative use
2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)
b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu
1. Guna informatoris
2. Guna yuridis
3. Guna historis
4. Guna ilmiah
c. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi:
1. Nilai guna primer meliputi :
- Nilai guna administrasi
- Nilai guna hukum
- Nilai guna keuangan
- Nilai guna ilmiah dan teknologi
- Nilai guna kebuktian
- Nilai guna informasional
1. Untuk kegunaan administrasi
2. Untuk kegunaan hukum
3. Untuk kegunaan keuangan
4. Untuk kegunaan haluan organisasi
5. Untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi
6. Untuk kegunaan sejarah
7. Untuk kegunaan keperluan penelitian
8. Untuk kegunaan penerangan
D. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu :
1. Lemari arsip
- Filling cabinet —Ã untuk menyimpan arsip secara vertikal
- Lateral filling cabinet
Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa sandaran
3. Map arsip (folder)
E. SISTEM KEARSIPAN
Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)
4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)
- Kearsipan Sistem abjad
- Kearsipan sistem subjek
pokok soal/masalah
- Kearsipan Sistem wilayah
seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.
- Kearsipan Sistem Nomor
kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.
- Kearsipan Sistem Tanggal
tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. Atau
sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26
Cara Penanganan Surat Masuk dan Keluar
KEARSIPAN SISTEM AGENDA
(MENANGANI
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR)
A.
Prosedur Penanganan Surat Masuk
suatu
organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur
penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi
aktifitas-aktifitas sebagai berikut:
1.
Penerimaan Surat
Semua
surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas
tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau
tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk
organisasi yang bersangkutan.
Untuk
surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak
pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara
mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”.
Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.
Untuk
surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau
pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima
tanggal pada tanggal 21 Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal
tersebut.
2.
Persortiran Surat
Surat-surat
yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan tujuannya.
Misalnya yang untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada organisasi
yang bersangkutan.
3.
Pembukaan Surat
Setelah
disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.
Disini
tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak
boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak
untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang berjenis
rahasia dan surat pribadi atau private atau prive.
Untuk
membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari
amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan
RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara
penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan
jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya:
Kepada
Yth. Bapak
Ir. Sudirman
Kantor
Depdiknas Malang
Jalan
Veteran 7
Malang
63245
Atau
biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya yang
menunjukkan bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat
dinas atau bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:
Kepada
Yth.
Direktur PT. SEMBADA
Jalan
Arjuna 505
Purwokerto
53181
Setelah
surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya.
Jadi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan
distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk:
- mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat pengirimannya
- menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal didalam amplop.
- Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum tanggal pembuatan surat.
- Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat.
4. Pengagendaan Surat Masuk
Setiap
surat yang masuk akan dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Adapun yang dicatat
adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat, perihal
surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.
Contoh
Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:
No
|
Tanggal Terima
|
Tanggal Surat
|
Nomor Surat
|
Perihal
|
Asal Surat
|
Tujuan
|
Ket
|
18
|
21/8/2008
|
15/8/2008
|
12/KH/VIII
|
Pajak Penjualan
|
Kantor Pajak Malang
|
Direktur
|
- Pengklasifikasian Surat
Surat-surat diklasifikasikan menurut jenisnya
dan tingkat kepentingannya, misalnya surat rahasia, surat pribadi, surat dinas
yang harus segera ditanggapi, surat dinas biasa, surat yang hanya berupa
informasi.
6.
Pendistribusian Surat
Aktifitas
disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Tentang alamat
yang dituju ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk
direktur/pimpinan, dan beberapa orang lainnya.
Untuk
surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam penyampaiannya
disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai dyang paling penting
sampai ke yang kurang penting dan ditrmpatkan pada sebuah map khusus.
Untuk
mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu
organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern.
Buku ini mencatat tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf
penerima surat dan tanggal penerimaan surat. Contoh Buku Ekspedisi Intern
adalah sebagai berikut:
BUKU
EKSPEDISI INTERN
No
|
Tanggal
Terima
|
Nomor
Surat
|
Tujuan
Surat
|
Tanda
Tangan dan Tanggal
|
45
|
12/9/2007
|
89/Ps/K/IX/07
|
Bagian
Personalia
|
Sering
terjadi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk surat yang
semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu:
- a. Diperbanyak
Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang
harus mendapatkan surat tersebut,
kemudian
didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.
b.
Menggunakan Slip Edaran
Yang
dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak yang akan
dituju oleh surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada surat
yang akan diedarkan.Setiap orang yang telah membaca surat tadi harus
membubuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian diedarkan ke
orang berikutnya. Orang yang paling akhir bertugas mengembalikan surat tersebut
ke tempat yang telah ditentukan atau akan ada petugas yang mengambil surat
tersebut.
Jadi
disini suratnya tidak diperbanyak, tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang dituju,
dengan dilampiri slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang perlunya
surat tersebut dibaca oleh pihak-pihak yang dituju. Misalnya: “Hanya sebagai
informasi” atau “Hanya untuk diketahui”. Contoh slip edaran:
SLIP EDARAN
|
||
Tanggal
:
Tanggal Surat :
Nomor Surat : Perihal : |
Catatan :
|
|
No.
|
Tujuan
|
Paraf dan Tanggal
|
c.
Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip)
Dengan
cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian
masing-masing copy surat tadi dilampiri Slip Tindakan atau sering juga disebut
Slip Penugasan. Bentuk slip tersebut biasanya adalah seperti yang tercantum di
bawah ini. Slip ini diberi tanda pada salah satu atau beberapa perintah yang
harus dilakukan sehubungan dengan surat yang diedarkan.
B.
Prosedur Penanganan Surat Keluar
Dalam
menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
1.
Pembuatan konsep
Kegiatan
yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa
hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu
- Penempatan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang
diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat
dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat
dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah
dalam proses penyusunan konsep surat.
- Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.
Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus
diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang
sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti,
yang telah diterangkan sebelumnya.
2.
Persetujuan konsep
Setelah
konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang
yang akan menandatangani surat.
Untuk
surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi
biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada
pihak-pihak/departemen-departemen tadi.
Sebagai
tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan
terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.
3.
Pemberian nomor surat
Setelah
konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat.
Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat
hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya.
Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-kode
tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:
- 231 =
nomor urut surat
- K
= surat keluar
- Ps =
kode untuk surat pesanan
- IX =
bulan pembuatan surat
- 08 =
tahun pembuatan surat
4.
Pengetikan konsep
Setelah
konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini,
biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
- diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
- dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
- memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya
Setelah kegiatan hal tersebut di atas
diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini
perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada
pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan
tidak boleh ada kesalahan pengetikan.
Kemudian
perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang
banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.
5. Penanda
tanganan surat
Setelah
konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut
siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain:
amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.
Yang
berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap
isi surat
tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan
parafnya pada konsep surat tersebut.
6.
Pemberian cap stempel organisasi
Setelah
surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi,
yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang
yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.
7.
Pencatatan surat keluar
Langkah
berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat
adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal
surat, dan keterangan.
Contoh
Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:
BUKU
AGENDA SURAT KELUAR
No
|
Tanggal
|
Tujuan Surat
|
Perihal
|
Nomor Surat
|
Lamp
|
Asal
|
Ket
|
1
|
10/09/2008
|
PT Setia Hati Jl Setia 45 Makasar
|
Penawaran Barang
|
03/KP/Pn/IX/08
|
2
|
Bagian Marketing
|
Semua
surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:
- untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
- untuk mengontrol surat yang keluar
- untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar
8. Pengiriman surat
Proses
pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
- dikirim oleh petugas pengiriman surat
- dikirim melalui jasa pengiriman surat
Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim
perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan
mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.
Untuk yang
dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa
pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu
pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah
menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya.
Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan
kebutuhan surat yang akan dikirim.
Adapun
jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan,
yaitu;
- Perum Pos dan Giro
- Perum Telekomunikasi
- Jasa Pengiriman Swasta
a. Perum Pos danGiro
Jasa yang
diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan pengiriman surat adalah
mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan
umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil.
Tentang
jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;
- Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hari atau lebih, tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.
- Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – 1 minggu.
- Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.
- POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas, Jasa jenis ini membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 – 23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja
- EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2 macam, yaitu:
- On Schedule Service (EMS/OS) ,yaitu pelayanan pengiriman EMS dengan alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro
- On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.
- Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya digunakan untuk mengirim dokumen atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu, seperti surat perjanjian, ijasah dan sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini, pengirim akan mendapatkan tanda bukti pengiriman. Tanda bukti ini harus disimpan, sebagai tanda bukti.
Setiap jenis pengiriman tadi mempunyai
tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda. Tentang daftar tarif, biasanya setiap
tahun Kantor Pos dan Giro menerbitkan dan diperjual belikan untuk umum. Hal
lain yang mempengaruhi besar kecil biaya pengiriman adalah berat-ringannya
dokumen yang dikirim. Jadi setiap surat yang akan dikirim melalui Kantor
Pos dan Giro harus ditimbang timbang terlebih dahulu, kemudian dilihat di
daftar terif untuk menentukan atau memberikan jumlah perangko yang harus
ditempel Penimbangan dan Pemberian perangko ini dapat dilakukan sendiri atau
oleh Kator Pos dan Giro tempat mengirim.
Dalam
menggunakan jasa pengiriman melalui Pos dan Giro, penulisan alamat sangat
penting untuk diperhatikan. Cara penulisan alamat yang benar menurut petunjuk
yang diberikan oleh Perum Pos dan Giro adalah sebagai berikut:
- Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan tempat tinggal dan alamat, juga nama gang, jalan, nomor rumah, nomor RT dan RW, Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih penting lagi jangan lupa: Cantumkam Nomor Kode Pos pada alamat anda. Contoh:
Kepada
Yth. Sdri.
Alin Nurlina
Jl. Rumah
Sakit
Gg.
Sukarasa 8 RT. O7/RW. 02
Kel.
Kahuripan, Kec. Tawang
Tasikmalaya
46115
Kepada
CV. BUDI
PERMADI
Jl.
Gelatik Dalam 42/151A
Bandung
40133
- Sedangkan semua kiriman untuk alamat Luar Negeri, Cantumkan nama Negara tujuan dan jika ada cantumkan nomor penyaluran pos atau nama daerah antar.
Contoh:
Miss Cindy
Brewer
507 Kanthy
Drive, Tecumseh
Oklahoma
74873
U.S.A
Felicia
Wong Pty.Ltd
6-188. BLK
97, Whampoa Drive
Singapore
12323
b.
Perum Telekomunikasi.
Jenis jasa
yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah:
-
Telegram
-
Telex
-
Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih cepat
-
Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang
dikirimkan melalui media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih
murah.
-
Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk
suara yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga
berita tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh penjuru dunia bagi
mereka yang berkepentingan.
- c. Jasa Pengiriman Swasta
Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa
pengiriman yang disediakan oleh pihak swasta seperti ELTEHA dan berbagai biro
jasa pengiriman yang lain.
Untuk
semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri maupun
melalui jasa pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku Ekspedisi
Ekstern. Buku ini mencatat surat-surat yang dikirim, kemana tujuannya, dan siapa
yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan membubuhkan tanda
tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa suratnya telah
diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang tanda tangan
atau paraf adalah petugas di tempat jasa pengiriman.
Adapun
bentuk Buku Ekspedisi Ekstern adalah sebagai berikut:
BUKU
EKSPEDISI EKSTERN
No
|
Tgl Pengiriman
|
Nomor Surat
|
Tujuan
|
Paraf Penerima
|
23
|
12/09/2008
|
23K/M/Pr/IX/08
|
CV. Wardana Jalan Perkutut 56
Bandung 40133 |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar