Pengertian Kas
1. Kas berarti
tempat menyimpan uang
2. Kas berarti
uang (uang tunai)
3. Kas berarti
tempat membayar dan menerima uang
4. Dalam kamus
Istilah Akuntansi dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang
diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu
perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang
disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu
dapat dicairkan)
Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash
book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat
keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap
pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan
penerimaan yang dilakukannya.
Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi,
atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas
yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum
dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan
dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi
sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan.
Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas
umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date (periodik).
Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.
Transaksi (penerimaan dan pengeluaran) bendahara dapat
melalui kas atau melalui bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan
pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan
pengeluaran melalui bank/ giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas
umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari
saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di bank (saldo bank).
2 Pengertian Kas Kecil
Seperti yang telah diutarakan diatas, baik penerimaan
maupun pengeluaran dapat dilakukan melalui bank/ giro pos dan melalui kas
(tunai). Namun demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman
bila dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif
kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih efektif
apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang
disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan
sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut kas kecil atau (petty cash).
Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis
bila dibayar dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko, rekening
telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan,
biaya kebersihan dan sebagainya.
Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut
dibuatlah kas kecil untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya
relatif kecil. Pada waktu pengeluaran kas untuk pembentukan dana, kas kecil
ditutup dengan cek, sedangkan pembayaran jumlah-jumlah kecil dapat dibayar
dengan uang tunai.
Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas
kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan
penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan
menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan
berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis
atau dilakukan secara periodik.
3 Peralatan yang Dibutuhkan untuk
Pengelolaan Dana Kas Kecil
Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil
peralatan yang dibutuhkan, antara lain:
1. Formulir permintaan
pengisian kembali kas kecil
2.
Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil
3.
Jurnal pengeluaran kas
4.
Buku jurnal kas kecil
5.
Buku laporan penggunaan dana kas kecil
6.
Bukti pengeluaran kas kecil
7.
Alat tulis dan alat hitung.
4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses
pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil.
Dalam melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain
sebagai berikut.
a. Pembentukan Dana Kas Kecil
Hal yang paling penting dalam pembentukan kas
kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu,
perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana
kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat
minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik
cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan surat keputusan
dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar
sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar (lembar 1 dan lembar
3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara
mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta
tanda tangan otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas
kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh
pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci.
Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal
lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil.
Contoh: Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil
sebesar Rp 100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan
dana kas kecil ini adalah,
Maret 1 Kas
Kecil
................. Rp 100.000,00
Kas
............................. Rp 100.000,00
(Untuk mencatat pembentukan kas kecil)
b. Pembayaran Melalui Kas Kecil
Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk
melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil
sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen.
Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum
pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu,
misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada
karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus
didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil” atau Voucher
Kas Kecil.
Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan
pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu,
jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat
dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah
ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp 100.000,00). Dengan demikian,
perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan
intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah
uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti
pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada
saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh
tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi
kembali.
c. Pengisian kembali kas kecil
Pemegang dana kas kecil membuat permintaan
pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan
dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek
kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen). Apabila uang yang terdapat
dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi
kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk
itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas
kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran
kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara
perusahaan yang akan meneliti keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah
dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada
formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil
yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali
pada jumlah semula.
Contoh: Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan
permintaan kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan
bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut
pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam biaya
lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil
tersebut adalah sebagai berikut:
Maret
15 Biaya
Pos
.....................................
Rp 44.000,00
Biaya Angkut Pembelian
............. Rp
18.000,00
Perlengkapan Kantor
.........................
Rp 20.000,00
Macam-macam Biaya
.........................
Rp 5.000,00
Kas .....................................................................
Rp 87.000,00
(Untuk mengisi kembali dana kas kecil)
Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas,
terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan
mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan
uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil.
Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang
terjadi kekurangan atau kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di
atas, uang yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp 13.000,00 (Rp
100.000,00 – Rp 87.000,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp
12.000,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp 88.000,00 agar
dana kembali menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus
yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang disebut rekening Kekurangan
dan Kelebihan Kas).
Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih
Kas harus didebet. Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp
14.000,00 maka pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp 86.000,00. Dalam hal
demikian, rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas
dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya lain-lain, sedangkan saldo
kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai
pendapatan lain-lain.
Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap
akhir tahun buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian
kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi
sejak pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam
laporan keuangan.
Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti
dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian intern karena:
1. Akuntan intern
dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan kas yang
sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.
2. Bukti-bukti
pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian
kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda “Telah
Dibayar”.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar